Документооборот на предприятии — реферат

Электронный документооборот — реферат

Выпуск первый

В серии «Документооборот на предприятии — реферат. Электронный документооборот — реферат» даются реферативные подборки по наиболее острым отраслевым проблемам. В качестве основного источника используются материалы, опубликованные в журналах или на сайтах профильных компаний. Данные основных источников могут быть расширены дополнительной или более новой информацией.

Тема: сканирование документов, программа электронного документооборота

Базовый источник: «Создание электронных архивов предприятий», 2003 год

Данный реферат базируется уникальном для Рунета источнике. Попробуйте задать в поисковой машине запрос «сканирование документов, документооборот, дело» , и вы убедитесь, что с 2003 года ничего нового на эту тему не написано. В реферате рассматривается организация электронного документооборота с точки зрения технологического процесса сканирования документов с бумажных носителей. Также затрагиваются вопросы уничтожения документов.

Электронный документооборот и документ о его организации — не одно и то же. Поэтому создание электронного архива и форма документооборота — задачи, которые отдел документооборота должен решить в первую очередь. Для каждого предприятия это задача уникальная, но с другой стороны, вопросы сканирования документов и организация документооборота имеют общие закономерности, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно формировать законченное программно-аппаратное решение. Все это обеспечивает эффективный документооборот — полную противоположность понятия «документооборот бесплатно». Вообще, оборудование крупного электронного архива (ЭА) стоит недешево, но желающие организовать электронный документооборот бесплатно обычно не достигают цели.

Документооборот учреждения включает в себя структуру ЭА, который, в свою очередь, состоит из следующих подсистем:

Организация документооборота. Создание подсистемы сканирования документов

Схема документооборота в организации складывается из шагов: анализ систем документооборота и этапы внедрения электронного документооборота. Создание подсистемы сканирования документов — основы документооборота — следует начать с изучения бумажного архива предприятия. Как правило, архив любого предприятия состоит из десятков тысяч и даже миллионов разносортных документов.

Поэтому этапы документооборота складывают так: процесс создания ЭА начинается с определения объемов сканирования документов, которые необходимо поместить в ЭА. При этом для правильного подбора оборудования отдел документооборота должен произвести тщательное изучение предстоящей работы. А также учесть общие правила документооборота и контроля. После этого этапы, внедрение документооборота по шагам, станут очевидными действиями, которые можно представить как список «тип документа — состав и объем работ». Например:

Далее определяется порядок документооборота — сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Кроме того, необходимо определить схемы: «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» . В целом это можно назвать как угодно: график документооборота, учет документооборота, схема документооборота, управление документооборотом. Главное не в названии, а составе работ. В частности, надо выяснить, какие форматы файлов должны иметь электронные копии после сканирования документов. А для работ «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» — наметить объемы и исполнителей (здесь возможно привлечение сторонних организаций). Все это позволит точнее определить этапы документооборота и подобрать наиболее подходящее оборудование.

Оборудование для сканирования документов

Для сканирования документов серии «несшитая документация формата не более А3» в больших объемах (например, документооборот договоров) лучше всего подходят поточные сканеры. Они также подходят для сканирования документов на бумаге низкой плотности или ветхих документов, но в этих случаях сканеры приходится переводить в низкоскоростной режим.

Организация документооборота в ЭА с помощью поточных сканеров облегчается тем, что базовый функционал сканеров может быть расширен с помощью дополнительных аппаратных или программных модулей. Например, модулями динамического контраста, которые позволяют произвести качественное сканирование документов с неконтрастных, серых и цветных оригиналов. Другие возможности: работа со штрих-кодами, надпечатка на документах и т.д.

Наиболее эффективная организация документооборота в некоторых случаях предполагает использование сканеров с возможность и поточного, и планшетного сканирования (например, моделей Fujitsu). Как правило, планшет используется для документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования — ветхие листы и листы на бумаге низкой плотности. Кстати, работы «уничтожение документов» (утилизация документов) и «переплет документов» во многом определяются объемами ветхих документов.

Для сканирования сшитой узкоформатной документации (до формата А3) лучше всего применять бесконтактные книжные сканеры. Их основные особенности:

Если предприятию не нужно в больших объемах сканировать узкоформатную сброшюрованную документацию (финансовый документооборот, схема документооборота в бухгалтерии, график документооборота отдела кадров, первичный документооборот, документооборот основных средств, бухгалтерский документооборот), но есть небольшие объемы ветхих узкоформатных документов, то использование бесконтактных сканеров в этом случае нецелесообразно. Для этих целей вполне подходит простой планшетный сканер или планшет универсального поточного сканера.

При сканировании широкоформатной документации организация документооборота, разумеется, должна строиться на широкоформатных сканерах (например, производства Contex Scanning Technologies или Vidar Systems). Они предназначены для перевода в электронный вид документации форматов свыше А3 (вплоть до А0) без ограничения по длине сканируемого листа. Особенности сканеров этого типа:

Технология и основные требования к организации документооборота в архиве

Подобрать то или иное оборудование для основы документооборота можно лишь после обследования бумажного архива предприятия и выполнения требований, выдвигаемых к ЭА. Отчасти это регламентирует положение о внутреннем документообороте (как базовое понятие документооборота; частный пример документооборота — документооборот в бухгалтерском учете).

Кроме технологии сканирования в работе ЭА должны быть четко определены процедуры и отчетные документы:

Если при поточном сканировании в пачках встречаются документы на бумаге низкого качества, оператор также будет вынужден периодически переходить из режима автоподачи в режим ручной подачи, что для организации документооборота не самый лучший фактор. Вообще разработка технологии процедур сканирования является серьезной задачей организации документооборота и требует определенного опыта и знания всех возможностей оборудования и ПО. Но если на подготовительном этапе все это учтено, есть шанс, что анализ документооборота перейдет в эффективные правила документооборота или, проще говоря, эффективную организацию документооборота.

При подборе технологий обязательно надо учесть, что эффективной организации документооборота могут помешать:

Все негативные факторы для организации документооборота оказываются не такими страшными, если в ее основе лежит здравый смысл. Мы уже говорили, что электронный документооборот и документ о его организации — не одно и то же. Поэтому использование уже отлаженных систем с хорошей репутацией (иначе говоря — фирменных продуктов) намного полезнее «доморощенных», которые можно найти по запросам: «положение о документообороте, документооборот скачать, документооборот реферат».

Грамотный подход при сканировании больших массивов имеет не меньшую важность, чем все правила ведения документооборота. В частности, это минимизация ручной обработки, использование дополнительного ПО пакетной обработки, которое автоматически устраняет недостатки полученных изображений. Но всегда приходится учитывать, что часть документов можно обработать лишь вручную. Пакетная обработка неприемлема для файлов, недостатки изображений в которых не имеют каких-либо закономерностей и не встречаются в других файлах.

Грамотная организация документооборота должна заранее предусмотреть использование дополнительных программных пакетов, выполняющих функции обработки растров, трассировки, векторизации, гибридной обработки.

Документооборот на предприятии, подсистема хранения, уничтожение документов

Напомним, что основные требования к организации документооборота должны четко определять процедуры и отчетные документы: восстановление документов, восстановление учредительных документов, хранение и уничтожение документов, порядок уничтожения документов, акт об уничтожении документов, уничтожение бухгалтерских документов и др.

Конечно, схема документооборота на предприятии не может учесть всех непредвиденных ситуаций. Но, как известно, лучше предусмотреть проблемы заранее, чем потом столкнуться с ними неожиданно. И, как это обычно бывает, — в самый неблагоприятный момент, когда срочный поиск в Интернете «сканирование документов документооборот дело» не даст никакого результата. Мы уже обозначили базовые правила ведения документооборота, теперь главное понять, что эти правила необходимы, а игнорирование правил может привести к малоприятным последствиям для всей организации документооборота. Поэтому правила лучше фиксировать — утверждать как приказ о документообороте (приказ о документообороте, который четко регламентирует формы и технологические нормы). И еще раз напомним, что эффективный документооборот и «документооборот бесплатно» — противоположные понятия.

Напомним, что схема документооборота в организации складывается из шагов: анализ систем документооборота и этапы внедрения электронного документооборота. Здесь надо выделить несколько дополнительных задач (направлений):

При оборудовании ЭА, независимо от названия общей технологической схемы (график документооборота, учет документооборота, схема документооборота, управление документооборотом) основной вектор усилий надо направить на поиск оптимальных решений. Причем всегда стоит помнить старое правило: «Оптимальное не значит недорогое». Принципы организации документооборота — почти точная наука. А желающие организовать электронный документооборот бесплатно обычно не достигают цели.

Тема: система документооборота, программа электронного документооборота, архивное хранение электронных документов, внеофисное хранение документов

Базовый источник: «Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения», 2006 год

Система управления документооборотом невозможна без гарантированной сохранности электронных документов, которая делится на физическую сохранность файлов, обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий для воспроизведения электронных документов. В реферате также затрагиваются темы: уничтожение документов и внеофисное хранение документов, электронный документооборот на предприятии.

Система управления документооборотом и обеспечение физической сохранности файлов

Данный аспект организации документооборота — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. И решение проблемы, особенности документооборота, в основном связаны с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо хранить их в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (обычно общая разработка документооборота фиксирует нормативы хранения, или программа учета документооборота содержит уже устоявшиеся нормативы). Тогда при утрате одного из носителей организация документооборота не нарушится.

минимизировать затраты на поддержание сохранности экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации. Это диктуют нормативы: правила внутреннего документооборота и контроля, контроль документооборота, положение о документах и документообороте.

Анализ документооборота на предприятии позволяет разработать положение об электронном документообороте. Который, в свою очередь, учитывает специфику условий и режима хранения, (в частности, внеофисное хранении документов ) и во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды.

Организация документооборота также регламентирует, что кассеты с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Этот период подходит для всех «ленточных» носителей, он определяет общий график документооборота; скачать точный график лучше на сайте производителя «ленточных» накопителей.

Кроме того, методы документооборота при хранении электронных носителей рекомендуют: размещение их в вертикальном положении, защиту от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Электронный документооборот предполагает соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей (кстати, это предусматривает схема документооборота на предприятии). Общие рекомендации, технологии документооборота, таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится (в том числе при внеофисном хранении документов).

Также электронный документооборот предполагает акклиматизацию носителей при извлечении их из хранилища. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Акклиматизация требует порой весьма значительного времени — до нескольких суток. И хотя это требование порой осложняет график документооборота, скачать информацию раньше срока — значит, подвергнуть носитель лишнему риску.

Автоматизированный документооборот и проблема устаревания аппаратно-программного обеспечения

В системе «электронный документооборот» проблемы физической сохранности файлов можно считать решенными, но другие аспекты долговременного хранения электронных документов и вообще понятие «защита документооборота» ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. В первую очередь мы говорим о проблеме «электронный документооборот, быстрая сменой и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения».

Так, например, из электронного документооборота «выпали» 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.

Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10–15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства (применительно к нашим задачам — из электронного документооборота). Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов, вообще при построении системы автоматизации документооборота . Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Для системы автоматизации документооборота достаточно гарантий производителей на ближайшие 15–20 лет.

При организации системы автоматизации документооборота в части долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документов из-за невозможности их просмотреть. Методы документооборота (разработка документооборота) предлагают несколько решений данной проблемы:

Документооборот на предприятии и обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов

С электронным документооборотом и методами обеспечения долговременного хранения документов тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности (это также базовые принципы документооборота).

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю электронного документооборота и выявить случаи несанкционированного доступа к документам. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов (которым сами понятия «документ, документооборот, порядок хранения и уничтожения документов» не всегда близки и понятны).

Другая проблема — обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве (например, документооборот в торговле, документооборот в строительстве). Четкая система организации документооборота предполагает четкое представление о структуре электронного документооборота и твердых гарантий целостности документов. Иначе суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Часто электронный документооборот осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и достоверность документов гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса» (система электронного документооборота — как техническая основа, положение об электронном документообороте — как юридическая основа).

С середины 1990-х гг. наметился заметный прогресс в аутентификации электронных данных, в технологическом и правовом отношениях. В электронном документообороте все большее распространение получают электронные средства защиты целостности данных и их идентификации с определенным физическим лицом — так называемые цифровые (электронные цифровые) подписи и печати, электронные «водяные знаки», контрольные суммы файлов и т.п.

Автоматизация документооборота использует два класса цифровых подписей:

Правовое признание ЭЦП (как требования документооборота) превращает этот реквизит в надежное средство автоматизации документооборота, обеспечивающее аутентичность и целостность электронных документов, однако только тех, которые находятся в оперативном использовании, со сроком хранения пять, максимум 10 лет. Для аутентификации документов на протяжении десятков лет ЭЦП не годится .

В основном это связано с тем, что подтверждение подлинности ЭЦП зависит от жизненного цикла конкретной системы криптографической защиты данных. В частности, аутентификация в системах автоматизации документооборота становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП. Вследствие чего становятся недействительными такие нормативные документы как положение о документообороте, регламент документооборота, образец (протокол) обмена.

Немаловажен и вопрос о стойкости ЭЦП, которая в первую очередь зависит от длины открытого ключа подписи. В настоящее время при расчете стойкости алгоритмов генерации и верификации ЭЦП в системе документооборота во внимание принимается срок ответственности по основным банковским операциям. А он не превышает пяти лет.

Кроме того, есть фактор «необходимого удлинения ключа».Например, первый ГОСТ Р 34.10–94 использовал 512-битный алгоритм шифрования. ГОСТ Р 34.10–2001 использует уже 1024-битный алгоритм. По мнению экспертов, данный ГОСТ сможет сохранить устойчивость к вскрытию лишь в ближайшие 5–6 лет. То есть через 10–15 лет никто не гарантирует, что ЭЦП, сгенерированная с использованием этого ГОСТа, не была фальсифицирована неделю назад. На что любая система документооборота не может опираться.

Но главная проблема при аутентификации в системе документооборота состоит в том, что ЭЦП неразрывно связана с форматом документа, как этого требуют нормативные документы — положение о документообороте, регламент документооборота, образец (протокол) обмена. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при долговременном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной. Миграционная копия ЭЦП не будет иметь юридической силы. На что любая система документооборота также не может опираться.

Анализ электронного документооборота или общий анализ документооборота организации показывает, что обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе — на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная проблема. Она формирует принципы документооборота и хранения документов, правовой статус «электронный документооборот — стандарт защиты». Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом. Сейчас выход видится в одном: ни одна система документооборота не может хранить документы исключительно в электронном виде, если предполагается длительный срок хранения и серьезная ответственность сторон.

Напомним, что правила электронного документооборота (в ключе правовой статус «электронный документооборот — стандарт защиты») подразумевают конфиденциальность документооборота организации. В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации на первое место выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документов на бумаге, оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89. Указанные ГОСТы технологически и концептуально давно устарели, многие их положения невыполнимы, если рассматривать их как нормативную базу системы документооборота. Однако они по-прежнему действуют и включают в себя рациональное ядро, которое можно использовать при разработке формы удостоверяющего документа, без которого ни одна современная система организации документооборота не может обойтись.

Тема: электронный документооборот, внедрение электронного документооборота

Базовый источник: «Рынок документооборота в новых экономических условиях», 2009 год

Внедрение электронного документооборота и развитие рынка СЭД в жестких экономических условиях — тема «круглого стола», коллективное мнение ведущих экспертов

Электронный документооборот в России. Итоги 2008 года, начало 2009 года

Анализ рынка систем документооборота показывает, что в прошедшем году никаких революционных событий в мире и, в частности, в России не было. Но в нашей стране произошел не очень заметный, но важный качественный перелом: наконец-то получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом — одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но является сильным экономическим фактором.

Реальных проектов (комплексное внедрение документооборота, документооборот в бухгалтерии, кадровый документооборот) стало существенно больше, они стали гораздо более масштабными. И, что особенно важно, — более комплексными. Сегодня руководители предприятий понимают, что внедрение документооборота или создание системы документооборота — это не просто выбор системы документооборота. Что для каждого проекта оптимизация документооборота организации — совершенно необходимый этап. При этом можно отметить стабилизацию рынка: обзор систем документооборота показывает, что в отличие от предыдущих лет в России не появилось ни одного заметного нового игрока.

Разработка систем документооборота сегодня подразумевает более четкую сегментацию: по размеру компаний-заказчиков, по отраслевым направлениям. В обычную практику входит сравнение систем документооборота (анализ системы электронного документооборота или обзор систем документооборота) уже на стадии эскизного проекта.

Исторически сложилось так, что внедрение системы документооборота в первую очередь было задачей руководителей государственного сектора. Причем сегодня внедрение документооборота не равнозначно частным задачам (только документооборот в бухгалтерии или кадровый документооборот), проекты действительно стали более комплексными.

Главное событие в отрасли — принятие федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», который должен вступить в силу с 1 января будущего года. Этот закон станет очень мощным фактором ускорения перехода на электронные системы управления документооборотом в госсекторе, сформирует принципы организации документооборота.

Для практической реализации федерального закона потребуется не просто внедрить электронные системы управления документооборотом, нужно будет использовать проактивные методы сбора и структурированного сохранения информации, чтобы обеспечить быстрый отклик на запросы населения. Этот класс решений называется eDiscovery, и на Западе они применяются уже несколько лет. Теперь нужно ожидать появления спроса на них в России — это своеобразная оптимизация документооборота в стране.

Сравнение систем электронного документооборота выявляет два взаимодополняющих процесса — интеграцию и диверсификацию. Интеграция системы документооборота с другими корпоративными приложениями. Диверсификация системы документооборота по смежным областям (бизнес-процессы, управленческий учет, документооборот договоров).

Очень заметный момент — «фактор SharePoint». Многие заказчики при внедрении систем документооборота ориентируются на интеграцию с системой SharePoint. А разработчики, в свою очередь, адаптируют собственные решения для работы с этой системой — в частности, «1С: Документооборот», «ЕВФРАТ-Документооборот».

Обзор систем электронного документооборота показывает, что сегодня электронный документооборот в России — в первую очередь в госсекторе — сводится к информационно-справочным системам для управления бумажным документооборотом. Логическая связка «работа — документооборот» тянется в одном ключе: электронные документы лишь дополняют бумажные, но не заменяют их. Но есть некоторая надежда, что принятый план мероприятий по формированию электронного правительства России до 2010 года изменит положение. В частности, ведение документооборота между федеральными органами исполнительной власти должно стать чисто электронным.

Общая многолетняя тенденция развития отечественного рынка СЭД — распространение сферы их применения помимо области «делопроизводство и документооборот на предприятии» на комплексную автоматизацию всего управленческого документооборота как коммерческих предприятий (отдельные темы — документооборот в торговле, документооборот в строительстве), так и государственных учреждений.

Сегодня очень заметен интерес заказчиков к готовым решениям. Делопроизводство и документооборот на предприятии должны соответствовать имеющимся ГОСТам, требованиям ГСДОУ и типовой инструкции по делопроизводству для органов федеральной исполнительной власти, а также быть приспособленными к более широкому использованию безбумажных технологий, в том числе Web, например, как оптимизация документооборота и совершенствование документооборота для автоматизации обработки обращений граждан.

Также заметен рост потребности в автоматизации бухгалтерского документооборота (автоматизированный график документооборота в бухгалтерии), который позволяет помимо традиционного бухгалтерского учета автоматизировать работу с первичными документами, ранее обрабатывавшимися вручную, в бумажном виде.

Управление электронным документооборотом, влияние финансово-экономического кризиса

Кризис на развитие отрасли, естественно, повлиял, и пока в основном негативно: разработка систем документооборота сократилась (и число проектов в целом, и их объемы). Заказчики выбирают решения, от которых можно получить отдачу в виде повышения операционной эффективности и снижения издержек.

Соответственно, усилилась конкуренция в плане предложений, вендоры стали демонстрировать гораздо более высокую гибкость и агрессивность в области предлагаемых ими решений (для заказчика внедрение системы документооборота на начальном этапе означает тщательный анализ предложений рынка, сравнение систем электронного документооборота).

В то же время анализ электронного документооборота и общий анализ документооборота организации выявляет порой разнонаправленные процессы. Количество контрактов уменьшилось, а количество контактов и скачиваний бесплатных версий СЭД увеличилось в несколько раз. Также увеличилось число запросов в поисковых машинах: «евфрат документооборот скачать бесплатно» или «документооборот скачать бесплатно».

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня — это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Это косвенно подтверждает возросшее количество запросов в поисковых машинах «евфрат документооборот скачать» и «документооборот скачать бесплатно». Удобство и простота работы, скорость обучения и легкость сопровождения также стали критерием оценки решений класса «программа документооборота, документация и документооборот».

Если раньше система документооборота на предприятии в первую очередь проходила проверку на функциональность, универсальность, настраиваемость, масштабируемость, кроссплатформенность, то сейчас на первое место выходит немедленная выгода от внедрения СЭД, а также удобство и простота работы, скоростью обучения и легкость сопровождения.

Программа документооборота в условиях кризиса воспринимается заказчиком как инструмент для обеспечения устойчивости бизнеса. Даже в финансовой сфере, где ряд банков в принципе сократил некоторые из своих бизнесов, наблюдается очень большая заинтересованность в проектах «организация документооборота на предприятии». Борьба с кризисом заставила заказчиков и даже в большей мере поставщиков озаботится эффективностью внедряемых проектов, проводить тщательное сравнение систем документооборота, оценивать эффективность документооборота. А это, в свою очередь, привело к повышению качества оказываемых услуг.

Крупные покупатели не хотят начинать реализацию долгосрочных и рисковых проектов «документация и документооборот», но вместе с тем в последнее время они акцентируют внимание на том, чтобы программа документооборота обладала максимальной управляемостью.

Что касается средних компаний, то у них потребность в высокой степени готовности решения к применению проявляется еще более ярко, что вынуждает производителей создавать коробочные решения (организация документооборота на предприятии быстро и «под ключ»). Задачи «эффективность документооборота» и «совершенствование документооборота» воспринимаются заказчиком как «быстрота и максимум контроля».

На электронный документооборот в России сегодня влияют два фактора. С одной стороны, это сокращение затрат на ИТ, с другой — увеличение спроса на системы управления документами. Результаты борьбы этих двух тенденций будут ясны лишь в конце финансового года. Но в любом случае одним из последствий кризиса явится оздоровление отрасли, поскольку в нелегкий, как сейчас, период выживают игроки, способные эффективно решать проблемы заказчиков и обеспечивать максимальную и быструю отдачу от вложенных инвестиций. Заказчик вводит новые «методы учета документооборота».

Автоматизация документооборота, новые технологии

Автоматизированная система документооборота как сервисно-ориентированная модель, ее мобильность и многие другие инновации будут органично входить в нашу жизнь, но пока ни одна из них не может претендовать на сколь-нибудь заметную роль в прогрессе программ документооборота.

Новые бизнес-модели, внедрение системы электронного документооборота как технологии — все это интересно и перспективно. Но пока продолжает существовать достаточно широкое поле деятельности для традиционных технологий автоматизации процессов, основанных на бумажных документах, именно эти задачи будут решаться в первую очередь. Например, модель SaaS актуальна для тяжелых приложений, требующих значительных усилий на внедрение системы электронного документооборота и ее сопровождение. Альтернативой является легкое развертывание приложений.

Заметный интерес со стороны заказчика находит использование интерактивных мониторов, делающих прозрачным график документооборота на предприятии, обеспечивающих более естественные приемы внесения в документы правок и подписей.

Проблемы развития российского рынка СЭД

Электронный документооборот в России раньше сопровождал интересный феномен — отсутствие реальной заинтересованности предприятий в совершенствовании структуры управления. Порой программа документооборота приобреталась из соображений превратно понимаемой престижности: чем дороже, тем лучше. Но сейчас ситуация меняется. Создание системы документооборота и оптимизация документооборота организации сегодня направлены на реально эффективные и недорогие решения. А выбор системы документооборота становится более осмысленным.

Хотя принципы и даже нормативная база при работе с документами у нас и на Западе существенно различаются, правила организации документооборота и «методы учета документооборота» в развитии российского рынка на поверку оказываются такими же, как и в других странах. Но круг задач, которые решаются СЭД в России, все еще очень узок. Организация документооборота, заключение договоров — эти задачи часто считают идентичными.

На фоне других проблем явно выделяется закрепления юридического статуса ЭЦП. Здесь очень ценен опыт Татарстана, где указом президента республики определены условия (положение о документообороте организации), при которых оригинал документа существует в электронном виде, а его копии — при необходимости — могут изготавливаться на бумаге. Развитие нашего рынка сдерживается отсутствием качественных и непротиворечивых стандартов. Положение о документообороте организации должно касаться электронных документов и юридически значимого документооборота.

Система документооборота на предприятии, ее внедрение — не всегда привлекательны для коммерческих предприятий. Ведь для них элементы документооборота и тем более анализ системы электронного документооборота зачастую уходят на второй план. А понимание того, что именно здесь кроется ключ к повышению эффективности, есть не у всех.

Проблемы рынка связаны с двумя факторами. Во-первых, со специфическими особенностями отечественного управления, не позволяющими напрямую перенести на российскую почву правила организации документооборота западных производителей. Во-вторых, с пассивностью государства в области выработки нормативной базы в области электронного документооборота. Все это приводит к тому, что мы вынуждены идти “своим путем” и разрабатывать собственный «документооборот решений», что сильно снижает эффективность проектов.

Хотя логическая связка «эффективная работа — документооборот» становится более явной, на рынке до сих пор ощущается низкая степень комплексного понимания заказчиком результатов проекта по внедрения СЭД. Внутренний документооборот, корпоративный документооборот, регламент электронного документооборота не имеют эталонных моделей.

Эффективный документооборот в управлении бизнесом

Обзор систем электронного документооборота и общий анализ рынка позволяет сделать вывод, что вопрос стандартизации и сертификации СЭД является ключевым для повышения эффективности проектов автоматизации документооборота. Особенно это касается органов государственного управления. Эффективный документооборот в управлении бизнесом, внутренний документооборот, корпоративный документооборот без четких стандартов теряют эффективность. Важный шаг в этом деле — перевод европейской спецификации унифицированных требований к системам электронного документооборота, сделанном Гильдией управляющих документацией. Еще один шаг — создание экспертного совета DOCFLOW, в который вошли ключевые игроки рынка СЭД: представители ведущих разработчиков, аналитики, преподаватели вузов, глубоко изучающих вопросы ДОУ и стандарты документооборота.

Организация документооборота, заключение договоров — эти, в общем, разные задачи часто воспринимаются в одном ключе. Понятия «программы для автоматизации документооборота», «правила документооборота на предприятии» и «автоматизированная система электронного документооборота» также «удачно» смешиваются. Все это говорит о том, что рынок нуждается в единых стандартах.

При этом очень четко надо понимать, что если рынок СЭД и элементы документооборота начнут регулироваться, то развитие остановится. Компании будут озабочены не разработкой новых версий, а получением любыми способами сертификатов и сохранением монопольного положения на рынке для счастливых обладателей таких сертификатов. Сертифицировать можно объекты, например, график документооборота на предприятии, форматы документов, но не средства их обработки — тут должна быть жесткая конкуренция. Но стандарты документооборота и регламент электронного документооборота являются важнейшим инструментом решения проблемы интероперабельности.

Выработка и принятие необходимых законов и стандартов поможет снять неопределенность и будет способствовать развитию рынка. Иначе ситуация, когда путаются понятия «документооборот решений», «программы для автоматизации документооборота», «правила документооборота на предприятии» и «автоматизированная система электронного документооборота» , не изменится.