Статья о таких понятиях, как: архивные услуги, архивные работы, архивное дело, архивариус, архивная обработка документов, архивное делопроизводство и многие другие.

Архивное дело. Теория и практика.

Эта короткая статья предназначена для практиков, которых можно назвать современный архивариус или современный архивист. Статья не рекомендуется для студентов, пишущих рефераты на популярные и псевдонаучные темы: «Архивное дело в Ставропольском крае», «Интегральная архивная обработка документов», «Архивное делопроизводство и биоритмы», «Архивное дело в России в свете последних решений Правительства РФ», «Краткая история архивного дела», «Общее архивоведение», «Введение в архивоведение», «Историческое значение ГОСТ “Делопроизводство и архивное дело”». Статья рекомендуется студентам, которые хотят освоить специальность, найти нормальную, интересную работу и получать за нее нормальные, интересным деньги. А также руководителям предприятий, решающих проблему — как организовать архивные работы.

Архивариус. Введение в специальность

«Архивист» и «архивариус» — слова синонимы. С той лишь разницей, что «архивист» — слово более современное. Хотя многие специалисты, предоставляющие комплексные услуги «архивная обработка документов» или просто «архивная обработка», предпочитают называть себя «по страннике» — архивариус.

В глазах обывателя архивные работы или архивные услуги — скучнейшее занятие, не приносящее дохода, мало кому нужное. Но это не так. Архивные услуги — одни из наиболее востребованных на рынке, и связано это с простым фактом: ведение архива или архивное хранение документов и дел оказывается непосильным трудом для людей без специальной подготовки. Любая компания, государственное предприятие или частный бизнес сталкивается с выбором: либо заводить собственную службу — архивное делопроизводство, архивное хранение дел, архивная обработка документов (как хотите, так и называйте). Либо перенести это бремя на специализированную компанию, которая обеспечит то же самое архивное делопроизводство, архивное хранение дел. Или по-другому — архивирование документов, ведение архива.

Кстати, выбор этот неоднозначен. Здесь руководитель должен вооружиться калькулятором и произвести расчет, оценить, что более выгодно: держать собственного архивариуса и платить ему регулярную зарплату. Или регулярно оплачивать счета внешней компании. Выбор осложняется тем, что найти квалифицированного специалиста, которого без натяжки можно назвать — Современный Архивариус, — не так просто. И платить ему надо немало (от 30 000 рублей в месяц). Но если удастся найти и удержать такого специалиста, проблемы под названием «архивирование документов», «архивное хранение документов и дел» растворятся почти полностью.

Почему почти? Только потому, что архивное хранение документов и дел требует специального оборудования и специального помещения. И соответствующие расходы придется приплюсовать к зарплате архивиста. Короче, развитие архивного дела, даже в рамках отдельно взятой компании, — относительно недешевое «удовольствие».

Архивные работы. Что предлагают внешние фирмы?

Консультант внешней фирмы едва ли будет упоминать «ГОСТ Архивное дело», не будет говорить про развитие архивного дела в России, ближнем и дальнем зарубежье или сочинять сказки про архивоведение. Скорее всего, разговор будет сжатым и деловым — серьезные фирмы, предоставляющие архивные услуги, предпочитают нанимать не теоретиков, а практиков (но с хорошей теоретической подготовкой!).

А суть предложения будет сводиться к следующим тезисам:

• Архивирование документов — трудоемкий процесс, архивная обработка требует немалых сил.
• Конечно, вы можете обойтись своими средствами, но тогда вам придется …

Дальше на руководителя вываливается немалый список необходимых закупок, работ по переоборудованию архивного помещения. К списку прибавляются «страшилки» — истории, как «одна фирма не обратилась к профессионалам и потеряла буквально все». Что бывает правильное и неправильное оборудование для архива. Неправильное дешево стоит, но ломается через два дня. А правильное оборудование для архива — слишком дорогое для неспециализированной фирмы. Что только подготовка дел к архивному хранению может растянуться на месяцы. А передача дел на архивное хранение, если ею занимается профессиональная команда, займет всего несколько дней. Что внеофисное архивное хранение документов — самый эффективный, конкурентоспособный и выгодный путь, по которому может пойти предприятие.

Сложность выбора (использовать свои силы или сторонние?) как обычно заключается в том, что практически все, что говорит консультант — правда. В частности, внеофисное архивное хранение документов, избавляет голову от головной боли, но уносит деньги из бюджета. Старая истина, старый расклад, вечный выбор — быть или не быть!? Но опытный руководитель может (и должен) легко разобраться с этой проблемой. Надо только в разговор с консультантом вовремя и настойчиво вставлять другой вопрос, не такой философский: «А сколько это стоит?»

Давайте создадим типовую модель и определим ориентировочную стоимость архивных услуг. Итак, архивирование документов включает в себя:

• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, с полистным просмотром, определением сроков хранения (ориентировочная цена — 40 рублей /1 дело).
• Выделение документов, с истекшими сроками хранения, к уничтожению (ориентировочная цена — 50 рублей /1 дело).
• Архивная обработка с полистным просмотром документов, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, нумерацией листов в деле, оформлением листа заверителя, простановкой архивных шифров, штампов и оформлением обложки, в соответствии с архивным законодательством (ориентировочная цена — 250 рублей /1 дело).
• Составление номенклатуры дел (ориентировочная цена — 60 рублей /1 дело).
• Архивная опись дел постоянного, долговременного и временного хранения (ориентировочная цена — 10 рублей /1 дело).
• Размещение дел на стеллажах или в коробах в структурно-хронологическом порядке (ориентировочная цена — 10 рублей /1 дело).
• Архивное хранение дел в специальном архивохранилище (ориентировочная цена — 40 рублей в месяц /1 короб).
• Предоставление работников для выполнения работ по делопроизводству и архивному делу (примерно 250 рублей за 1 час работы).

Приведенным списком можно пользоваться как таблицей умножения. Руководителю придется хотя бы примерно рассчитать количество дел в архиве, выбрать необходимые работы. Умножить дела на короба (там где это необходимо) и определить, сколько опытных архивистов придется «кормить» по цене 250 рублей за 1 час работы. Дальше к полученной сумме придется прибавить 30% — практика подсказывает, что самые верные расчеты надо увеличивать на треть, и тогда они станут действительно верными.

А в заключение добавим, что ни одна статья, как бы умно она не была написана, не сможет дать руководителю точный алгоритм действий. В архивном деле, как в любой нестандартной задаче, есть элемент неопределенности, ликвидировать который могут только опыт и интуиция. Свойства, присущие, слава богу, пока только человеку. Да и то не каждому.

Архивные услуги, архивные работы, архивное дело, архивариус, архивная обработка документов, архивное делопроизводство